בעקבות המשבר הכלכלי האחרון, הפנימו ארגונים רבים שעליהם לשנות את כללי המשחק.
ארגונים רבים החלו לקצץ בכל הבא יד: פיטורי עובדים, קיצוץ בשכר ובהטבות ומנגד- עיבוי מערך המכירות שאמור להגדיל את ההכנסות ולאפשר לארגון לצלוח את המשבר באופן סביר. מנגד, רוב הארגונים התעלמו מצעד נוסף, אולי החשוב ביותר במערך ההתארגנות הזה: הקמתו או שיפורו של מערך רכש מקצועי ויעיל.
מערך רכש טוב יכול למנוע, או לפחות למזער, קיצוצים בכוח אדם ובשכר. באמצעות תכנון נכון של מערך ההרכשה, מיטובו והתיעלותו, הוא עשוי לחסוך לארגון ממון רב, שיאפשר את המשך קיומו באותה מתכונת וזאת מבלי לפגוע פגיעה מהותית בגודל הארגון, רמת השירות הפנימית והחיצונית או איכותה. יתרה מכך, מסוגל מערך הרכשה נבון לשפר באופן ניכר את רמת המוצר ללקוחות הקצה של הארגון, את לוחות הזמנים לאספקתו וכמובן את מחירו הסופי באופן שיאפשר לארגון לעמוד בתנאי תחרות ולגבור על מתחריו.
יחידת רכש טובה, כמוה כרגולטור של הארגון- תפקידה למנוע סטגנציה מול הספקים הקיימים, למצות את כוח התחרות בשוק וליצור מעין אבולוציה עסקית בה הספק הטוב ביותר ובעל המחירים האופטימאליים הוא שישרוד. יתרה מכך, תרומתה של יחידת הרכש לרווחיות הארגון גדולה מכל יחידה עסקית אחרת: כל שקל חיסכון המושג באמצעות הרכש שווה ערך להכנסה של 10 שקלים מיחידת המכירות למשל. החיסכון הוא נטו, המכירות הן ברוטו.
אם כן, מדוע ארגונים רבים נוטים להזניח את יחידות הרכש שלהם או להתעלם מהם לחלוטין?
הסיבות לכך רבות, לרובן אין בהכרח הקשר ענייני. בראש ובראשונה עומדת הסיבה האמוציונאלית- רכש מרכז תחתיו סמכויות רבות, מערב כסף גדול, קשרים, כוח. אף אחד ממנהלי היחידות העסקיות בארגון לא שש לוותר על כל אלה לטובת פונקציה אחרת. אחרי הכל, בניגוד לתפקידים הנתפשים יחודיים, לקנות כולנו יודעים. כולנו רכשנו לעצמנו רכב, דירה, מצרכים בסופרמרקט. מדוע שלא נדע לרכוש גם את צרכי יחידתנו העסקית בארגון? אלא שברור שרכישה בבית ורכישה עסקית שונות בתכלית, וניהול רכש הינו מקצוע מורכב, הדורש יכולות בתחומים שונים ומגוונים. מנכ"לים רבים מעדיפים להימנע ממאבקי הכוחות הללו ולהעדיף שקט על פני רכש נכון.
יחידות רכש שכבר הוקמו, סובלות לעיתים מהזנחה וחוסר התייחסות. לרוב אנשי היחידה ומנהליה אינם יודעים על מה הם נמדדים ומה נחשב הצלחה בתפקידם. אין להם יעדים ברורים, תוכניות עבודה מוסדרות. היחידה איננה ממוצבת במקום הנכון, כוח האדם "הוצנח" מיחידות אחרות שאינן זקוקות לו יותר ולאו דווקא כי הוא מתאים ומיומן לתפקיד. תהליכים קפאו והנהלים סותרים ואינם נאכפים בנחישות הראויה ע"י ההנהלה. גורמים נוספים לניוון הרכש:
- מחסור בכוח אדם מקצועי ואיכותי.
- חוסר מודעות לחשיבותו של מערך רכש נכון.
- תדמית שלילית לעוסקים ברכש, כאילו כל תפקידם "להוריד מחירים" באגרסיביות.
- חשש מסרבול תהליכים וביורוקרטיה מיותרת.
- היעדר ידע ותשומות ניהוליות בקרב שדרת ההנהלה הבכירה בארגון.
- אמוציות, אמוציות, אמוציות.
לאור האמור, מפסידים ארגונים רבים את התועלות הרבות של מערך הרכשה חזק ומקצועי אשר חשוב לכל עת ובמיוחד לעתות משברים כלכליים. פתרון אפשרי ומיידי להטמעת יחידת רכש מקצועי בארגון תוך התגברות על המחסומים הפסיכולוגיים והתהליכיים המתוארים, הינו הכנסת רכש בשיטת מיקור חוץ (אאוטסורסינג) אשר בנוסף לכל יתרונות מיקור החוץ, מביאה עמה את כל המתודולוגיות המתקדמות ביותר לניהול רכש "על מוכן". בתוך זמן קצר ניתן ליהנות מכל יתרונותיה של יחידת רכש, ללא הוצאות כבדות על גיוס, הכשרה וניהול. מיקור חוץ הינו אובייקטיבי ואינו מתערב במאבקי כוח פנימיים בארגון. יעדיו ומדדיו ברורים וניתן למדוד אותו בכל רגע נתון במונחים של עלות מול תועלת.
ארגונים אשר ישכילו להיערך נכון עכשיו, ישרדו בקלות את המשברים הבאים, הלוואי שלא יגיעו.
